Jak vybrat vhodné médium pro zálohování firemních dat?

1.11

Jak vybrat vhodné médium pro zálohování firemních dat?

RNDr. Dagmar Brechlerová, Ph.D., České vysoké učení technické, Fakulta biomedicínského inženýrství, Kladno

Bezpapírová kancelář je současný trend, který přináší mnoho nových možností např. automatizaci procesů, integraci dat s daty jiných stran, minimalizaci oběhu fyzických dokumentů. Snahou je, aby veškeré informace byly dostupné online, rychle v reálném čase a z jakéhokoli místa, a zároveň byla usnadněna výměna informací mezi subjekty. Vývoj směřuje k podpoře mobilních aplikací a funkcí pro podporu práce mimo kancelář, což se kladně projevilo zejména v době covidu.

Dochází k integraci informačních systémů (dále jen "IS") firem s nejpoužívanějšími kancelářskými nástroji. Mění se celé fungování společností, na základě umělé inteligence a strojového učení, které se v této oblasti používají, může dojít k urychlení a zlepšení firemních procesů. Propojení informací, třídění informací, automatické zasílání objednávek na vícero dodavatelů, hromadné změny servisních úkonů atp. Podobné funkce dále optimalizují (urychlují) řešení úkonů v IS. Dochází k ekonomickým přínosům (tedy úsporám na úrovni zrychlení procesů, lepším možnostem finančního a kvalitativního controllingu apod.), databázové optimalizaci, infrastrukturní optimalizaci (tedy zvyšování výkonnosti platformy např. v souvislosti s datovou analytikou a zpracováním big data).

To je pouze část výhod, které bezpapírová kancelář přináší. Vzhledem k možnosti digitálně podepisovat, pečetit, používat časová znaménka, propojení s datovými schránkami a podporou legislativy se zdá, že je vše vyřešeno a můžeme papír opustit, maximálně tak mít rodný list nebo Nobelovu cenu v papírové podobě.

Je zde ovšem oblast, která přináší problémy a kterou je nutno již dopředu řešit, a to je ukládání a archivace digitálních dat. Pokud chceme vést dokumentaci opravdu bezpapírově, měli bychom uvážit, že ji musíme mít někde i po mnoha letech uloženou a čitelnou. A to není tak jednoduché. Můžeme narazit na různé překážky, jež přinášejí právní předpisy, např. speciální zákony týkající se dlouhodobého uchování dokumentů, a hlavně musíme vyřešit, na jaké médium data uložit, jeho stárnutí a technologický vývoj.

Dále ilustrativně zúžíme náš pohled jen na účetnictví, abychom poskytli obrázek, jak je situace složitá. Při uschovávání dokumentace v účetnictví se potkává několik zákonů: např. zákon o účetnictví, zákon o DPH, zákon o obchodních korporacích a jistě i nějaké další. Některé dokumenty se uschovávají pouze 3 roky, jiné (např. osobní / mzdové dokumenty), které by mohly mít dopad na případné vyměření důchodu, až 30 let, někdy i déle.

Nejprve tedy krátké shrnutí příslušných zákonů:

 NahoruArchivace dokumentů podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví

§ 31 odst. 1 ZoÚ: Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.

§ 31 odst. 2 ZoÚ: Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají  vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

§ 31 odst. 3 ZoÚ: Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v

a) § 1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů,

b) § 1 odst. 2 písm. d) až l) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

§ 31 odst. 4 ZoÚ: V případech, které nejsou uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c) před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až l) před zánikem povinnosti vést účetnictví, zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.

§ 32 odst. 1 ZoÚ: Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.

§ 32 odst. 2 ZoÚ: Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1.

§ 32 odst. 3 ZoÚ: Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

§ 32 odst. 4 ZoÚ: Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo  nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

 NahoruZákon č. 235/2004 Sb., o DPH, věnuje uchování dokumentů také pozornost

Oddíl 7

Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů

§ 34 odst. 1 ZDPH: U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání zajištěna

a) věrohodnost jeho původu,

b) neporušenost jeho obsahu a

c) jeho čitelnost.

§ 34 odst. 2 ZDPH: Pro účely tohoto zákona se rozumí

a) věrohodností původu skutečnost, že je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila,

b) neporušeností obsahu skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn,

c) čitelností skutečnost, že je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.

§ 34 odst. 3 ZDPH: Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho obsahu a jeho čitelnosti lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.

§ 34 odst. 4 ZDPH: Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také

a) uznávaným elektronickým podpisem,

b) uznávanou elektronickou pečetí, nebo

c) elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Oddíl 8

Uchovávání daňových dokladů

§ 35 odst. 1 ZDPH: Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která

a) daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo

b) má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

§ 35 odst. 2 ZDPH: Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

§ 35 odst. 3 ZDPH: Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.

§ 35 odst. 4 ZDPH: Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku.

§ 35 odst. 5 ZDPH: Uchovatel je povinen na žádost správce daně zajistit český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.

§ 35a odst. 1 ZDPH: Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak.

§ 35a odst. 2 ZDPH: Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.

§ 35a odst. 3 ZDPH: Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

§ 35a odst. 4 ZDPH: Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o

a) daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo

b) daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

Jak je vidět, tento zákon věnuje speciální pozornost elektronickému uchovávání dokladů.

 NahoruZákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

§ 35a ZOPSZ: Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny

• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají

• u obchodní společnosti seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést (platí to obdobně pro družstvo) – po dobu 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno

 NahoruZákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

Také tento zákon věnuje pozornost, a to velkou, dokumentům v digitální podobě. Jde o rozsáhlý zákon, na jehož podrobný rozbor zde není prostor. Podotýkám, že tento článek se nevěnuje povinnosti vést spisovou službu, ta se týká pouze některých veřejnoprávních subjektů (např. organizační složky státu, ozbrojených sil, bezpečnostních sborů, státních příspěvkových organizací, státních podniků, územních samosprávních celků a dalších) a pro ně vyplývají další povinnosti a vznikají další problémy, ale to je již nad rozsah tohoto textu.

Závažná je zejména příloha 1:

Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností, družstev s výjimkou družstev bytových a notářů, které jsou tito za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií.

I. Dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových

1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce:

a) zakladatelské dokumenty,

b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,

c) dokumenty o přeměnách právnických osob,

d) dokumentace o zrušení a zániku.

2. Dokumenty o řízení původce:

a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,

b) výroční zprávy,

c) zprávy o auditu.

3. Dokumenty o majetku původce:

a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,

b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,

c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.

4. Finanční dokumenty – účetní závěrky.

5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce:

a) podnikatelské záměry, vývojové studie,

b) dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

II. Dokumenty vzniklé z činnosti notářů

1. Vlastní dokumenty – notářské zápisy.

2. Knihy, rejstříky a ostatní evidenční pomůcky podle kancelářského řádu Notářské komory České republiky:

a) seznam závětí,

b) seznam listin o správě dědictví,

c) rejstřík vedený zejména pro zápis žádostí o

1. úkony v notářské činnosti podle § 2 NŘ (s výjimkou legalizace a vidimace podle § 73 a 74 NŘ),

2. právní pomoc poskytovanou notářem v rámci další činnosti podle § 3 odst. 1 NŘ,

3. úkony další činnosti notáře podle § 3 odst. 2 a 3 NŘ, pokud nejsou zapisovány do jiného rejstříku vedeného notářem,

d) rejstřík evidence dědických spisů, které příslušný soud předložil notáři jako soudnímu komisaři k vyřízení a provedení úkonů v dědickém řízení,

e) kniha notářských úschov,

f) kniha protestů.

Dále v textu následuje shrnutí pro podnikatele, co by měl uschovávat a jak dlouho.

 NahoruArchivace u podnikatele vedoucího daňovou evidenci

Nejjednodušší situace je u podnikatele, který vede pouze daňovou evidenci, anebo výdaje uplatňuje paušálem, resp. u podnikatele, který není účetní jednotkou podle § 1 odst. 2 ZoÚ. Takový podnikatel se ohledně lhůt archivace bude řídit daňovými zákony, a pokud má zaměstnance, pak příslušnými zákony o sociálním a zdravotním pojištění.

Archivování dokumentů se řídí u neplátců DPH pouze zachováním takových dokumentů, které jsou potřebné k případné daňové kontrole. Daňovou kontrolu lze zahájit jen do doby, dokud lze stanovit daň podle daňového řádu. Lhůta pro stanovení daně činí 3 roky a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje v následujících případech (maximální doba prodloužení je deset let):

• při uplatnění daňové ztráty končí lhůta za zdaňovací období, kdy ztráta vznikla současně s lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, za které bylo možné ztrátu uplatnit,

• dále se lhůta prodlužuje z důvodů nesplnění podmínek pro uplatnění úplaty u finančního leasingu jako výdaje; lhůta pak počíná běžet od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění uvedených zákonných podmínek.

 NahoruArchivace v případě zaměstnavatelů

V případě, že podnikatel je současně i zaměstnavatelem, vztahují se na něj archivační lhůty nejen podle předpisů sociálního zabezpečení, ale také zákoníku práce.

Podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,

• seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti (tato povinnost platí pouze pro obchodní společnosti za období před rokem 2014, od 1. 1. 2014 byla zrušena) za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, za které byla povinna odvést – po dobu…